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"Empfehlungen für Auftraggebende"

Ad-hoc-Gruppe in der Gesellschaft für Evaluation

Hintergrund der Ad-hoc-Gruppe

Über uns

Die Ad-hoc-Gruppe „Empfehlungen für Auftraggebende“ (EfA) hat sich aus einer Initiative des DeGEval AK Umwelt im Rahmen der DeGEval-Jahrestagung 2024 gegründet. Sie besteht aktuell aus 31 Personen, von denen acht Steuerungsteam sind. Die Gruppe wird von Christelle Nowack (DLR Projektträger) koordiniert. Mitglieder des Steuerungsteams sind neben Christelle Nowack Evelyn Funk (PME-Campus), Beate Jantzen (Kindermissionswerk „Die Sternsinger“), Dominik Jessing (ifeu-Institut), Michaela Raab (Evaluation Facilitation), Kerstin Schwarz (FMSystO GmbH), Kathleen Toepel (Büro für Evaluation + Innovation) und Reinhard Zweidler (ebp Schweiz).

Dieses Team hat den Arbeitsplan vorbereitet, in dem auch Beteiligungsformate enthalten sind, um eine DeGEval-weite Beteiligung sicherzustellen. Die DeGEval unterstützt die Ad-hoc-Gruppe durch Philipp Pohlenz (Vorstand) und die DeGEval-Geschäftsstelle.

 

Ziel

Übergeordnetes Ziel ist es, die aktuellen DeGEval-Empfehlungen für Auftraggebende zu überarbeiten und damit gute Ausschreibungen und gute Evaluationen mit einem möglichst geringen Aufwand zu unterstützen.

Vorgehen

Die Ad-hoc-Gruppe erarbeitet möglichst zügig, pragmatisch und praxisnah ein neues Dokument, das die DeGEval-Empfehlungen von 2007 auf der Homepage ersetzen soll und das Auftraggebende Schritt für Schritt durch den Prozess von Planung über die Durchführung bis zur Nutzung der Evaluation führt.

Die Arbeit in der Ad-hoc-Gruppe erfolgt interdisziplinär unter Beteiligung unterschiedlicher AK und Perspektiven (sowohl Auftraggebende als auch Auftragnehmende).

Als Grundlage für die Arbeit der Ad-hoc-Gruppe steht eine umfangreiche Dokumentation der Frühjahrstagung des AK Umwelt zur Verfügung, die sich mit dem Thema Ausschreibung von Evaluationen bereits intensiv befasst hat. Hierzu wurde auch ein Tagungsbericht in der Ausgabe 2/2024 der ZfEv veröffentlicht.

Als Start des Beteiligungsprozesses fand am 28.01.2025 nach einem Hinweis in der DeGEval-Mail 11/2024 eine virtuelle Infoveranstaltung mit 20 Interessierten statt, in der die Steuerungsgruppe den Sachstand und einen vorläufigen Arbeitsplan vorstellte. Die Veranstaltungsfolien können hier eingesehen werden.

Am 07.03.2025 und 04.04.2025 fanden unter Beteiligung weiterer interessierter Personen, die sich seit dem Aufruf in der DeGEval-Mail 11/2024 zur Mitarbeit in der Ad-hoc-Gruppe gemeldet haben, zwei interaktive Workshops statt. In diesen wurde eine Gliederung erarbeitet und der Prozess der Zusammenarbeit entwickelt.

Bei der DeGEval-Jahrestagung 2025 in Saarbrücken hat die Steuerungsgruppe eine Session organisiert, um Interessierte über den Prozess zu informieren und zur Mitarbeit einzuladen. Die Session mit dem Titel: Bericht und Workshop der ad hoc-Gruppe "Empfehlungen für Auftraggebende" fand am 18.09.2025 statt. Hier ist die Präsentation einsehbar. 

Nachdem Interessenbekundungen gesammelt und in der Steuerungsgruppe Aufgaben und Prozesse geklärt wurden, sind jetzt in kleineren Teams die Texte erarbeitet und redigiert worden. Am 7. Mai 2026 fand eine virtuelle, DeGEval-weite Diskussionsveranstaltung zum Textentwurf statt, bei der der Stand präsentiert und der Partizipationsprozess mit der Mitgliedschaft gestartet wird. Die Einführungsfolien zum Vorgehen und zum Stand der Arbeit sind hier verfügbar. Um strukturiertes Feedback zum Textentwurf zu erhalten, hat die ad hoc Gruppe eine Umfrage programmiert, mit der DeGEval-Mitglieder konkrete Textpassagen kommentieren können. Die Umfrage ist vom 7. Mai bis 7. Juni 2026 geöffnet, der Hinweis mit Link wird über die DeGEval-Mail kommuniziert.

Begründung und Herleitung

Bei der Mitgliederversammlung 2024 wurde der Antrag des Arbeitskreises Umwelt angenommen, eine Ad-hoc-Gruppe einzurichten, um die DeGEval-Empfehlungen für Auftraggebende zu überarbeiten. Das bestehende Dokument wird aus mehreren Gründen nicht mehr als hinreichend angesehen. Die Empfehlungen

  • datieren aus dem Jahr 2007 und müssen aktualisiert werden
  • werden inhaltlich nicht mehr als ausreichend konkret und relevant angesehen (angedacht ist eine praxisnahe Schritt-für Schritt-Anleitung in ansprechendem Layout, mit Erfahrungswerten bzgl. des Zeitbedarfs der einzelnen Schritte, Checklisten, Vorlagen, Visualisierungen zu Zeitabläufen und weiterführenden Links)
  • bedürfen inhaltlicher Ergänzungen zu neueren Entwicklungen wie Datenschutz, Barrierefreiheit, Nachhaltigkeit, Gender-Aspekten und Vergaberecht

Der Unterstützungsbedarf von Auftraggebenden bei Ausschreibung und Vergabe von Evaluationsaufträgen wird Arbeitskreis-übergreifend in der DeGEval gesehen und wurde durch das Votum der Mitglieder bei der Mitgliederversammlung 2024 in Potsdam klar bestätigt. Es ist nicht nur im Interesse von Auftraggebenden, sondern auch von Evaluierenden, dass Ausschreibungen und Vergaben möglichst klar und zielgerichtet erfolgen. Gute Ausschreibungen und gute Evaluationen mit einem möglichst geringen Aufwand sind letztlich für alle Seiten positiv.

Ausblick

Das anvisierte Ziel ist, das Dokument „Empfehlungen für Auftraggebende“ bereits im Jahr 2026 durch die Mitgliederversammlung zu verabschieden. Bei der Jahrestagung 2026 ist außerdem eine session geplant, um das Produkt vorzustellen und über seine Sichtbarmachung und weitere Formen der Unterstützung von Auftraggebenden zu sprechen.