Datenschutz

Datenschutz ist ein wichtiges Thema in unserem Berufsalltag, das für viele mit Herausforderungen verbunden ist. Nicht nur in der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), sondern auch in den Standards für Evaluation (F2 Schutz individueller Rechte) wird der transparente und faire Umgang mit Daten und der Schutz personenbezogener Daten gefordert: „Evaluationen sollen so geplant und durchgeführt werden, dass Rechte, Sicherheit und Würde der in eine Evaluation einbezogenen Personen geschützt sind".

Um diesen Herausforderungen zu begegnen, wurde eine Ad-hoc-Gruppe gegründet. Eine Befragung der Mitglieder zum Thema Datenschutz ist 2021 erfolgt. Die Ergebnisse finden Sie unten. Auf den DeGEval-Jahrestagungen 2021 und 2022 fand eine Fortbildung zum Thema statt. Seit 2022 wird eine virtuelle Veranstaltungsreihe durchgeführt, mit Kurzinputs und Austauschmöglichkeit im Sinne eines Praxisnetzwerks Datenschutz in der Evaluation. Eine Rechtsberatung findet nicht statt.

Bisherige Themen und Termine der Netzwerktreffen

• Datenschutzaspekte bei Befragungen (Dienstag, 22. März 2022 – 11:00-12:00 Uhr);  Referent: David Peters (Hochschule Niederrhein)
• Erstellung einer Datenschutzerklärung (Mittwoch, 4. Mai 2022 – 11:00-12:00 Uhr); Referentin: Dr. Maria Galda (evasys GmbH)
• Selbsthosting von Befragungen vs. Hosting beim Dienstleister (Montag, 30. Mai 2022 – 11:00-12:00 Uhr); Referent: Dr. Johannes Wiesweg
• Personenbezogene Daten: Austausch zum Umgang mit Freitextantworten in Online-Befragungen (Mittwoch, 25. Januar 2023 – 11:00-12:00 Uhr); Moderation: Dr. Hanna Ehlers (Universität Hamburg) und Katharina Klockgether (Univation Köln)
• (Wie) Können Lehrkräfte (oder andere „Evaluationslaien“) datenschutzrechtliche Verantwortung für selbst durchgeführte Onlinebefragungen übernehmen? (Dienstag, 5. September 2023 – 11:00-12:00 Uhr); Referent: Ralf Schattschneider (Institut für Bildungsmonitoring und Qualitätsentwicklung (IfBQ) Hamburg)
• Personenbezogene Daten: Datengebende in Befragungen richtig informieren (Dienstag, 28. November 2023 – 11:00-12:00 Uhr); Referent: Rico Schnathorst (Univation - Institut für Evaluation GmbH)

Nächste Netzwerktreffen

Dokumentation von Verarbeitungstätigkeiten - was muss und was kann? (Mittwoch, 24. April 2024 - 11:00-12:00 Uhr); Referent: David Peters (Hochschule Niederrhein)

Mit der Einführung der DSGVO sind Verantwortliche rechenschaftspflichtig für die Einhaltung der Datenschutzanforderungen bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Die Erfahrung zeigt: Das Spektrum reicht von der Erstellung einer Datenschutzerklärung für Betroffene bis hin zur umfassenden Dokumentation anhand des Standard-Datenschutz-Modells. In einem kollegialen Austausch soll den folgenden Fragen nachgegangen werden: Werden Verarbeitungstätigkeiten bei euch systematisch dokumentiert und datenschutzgeprüft? Wer ist dafür verantwortlich? Welche Dokumente werden dafür erstellt bzw. angefordert? Werden je nach Eingriffstiefe der Datenverarbeitung unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentation gestellt?

Hier der Link zur Registrierung (notwendig!):

https://hs-niederrhein.zoom-x.de/meeting/register/u5YkfuCgpzgiHtSG13Txtm3cNm3Xm16yx_QI

Die Treffen am 25. Januar sowie 28. November 2023 gehören zu einer thematisch zusammenhängenden Reihe. Ein weiteres Treffen ist zu folgendem Thema geplant:

• Personenbezogene Daten: Wie und wann nach der Befragung löschen?

Für die Ad-hoc-Gruppe suchen wir weiterhin a) Personen, die sich gerne zu diesen Themen austauschen möchten sowie b) Personen, die sich gut mit Datenschutz auskennen bzw. Ideen für die Einholung von externer Expertise haben.

Melden Sie sich gerne per E-Mail bei uns:

Katharina Klockgether (Univation GmbH): katharina.klockgether@univation.org

Dr. Maria Galda (TH Köln: maria.galda@th-koeln.de)

Datenschutz in der Evaluationspraxis: Kurzer Bericht zu den Ergebnissen einer Befragung von DeGEval-Mitgliedern

Autor:innen: Dr. Maria Galda, Dr. Monika Renz, David Peters

In der Zeit vom 27.05.2021 bis 15.06.2021 erhielten DeGEval-Mitglieder die Möglichkeit zur Teilnahme an einer von der Ad-hoc-Gruppe Datenschutz organisierten Online-Befragung zum Thema Datenschutz in der Evaluationspraxis. Ziel der Befragung war es, Bedarfe bei den Mitgliedern der DeGEval zu erfragen. Die Bedarfe sollen inhaltliche Orientierung bieten für die Planung von Fortbildungsangeboten, Quellensammlungen, Best Practice-Berichten sowie perspektivisch Handlungsempfehlungen.

Insgesamt wurden 107 ausgefüllte Online-Fragebögen abgeschickt. Die Befragten gaben die Mitgliedschaft bzw. Zugehörigkeit zu 17 Arbeitskreisen der DeGEval an, wobei die Arbeitskreise Methoden in der Evaluation (19%), Hochschulen (13%) und Entwicklungspolitik und Humanitäre Hilfe (11%) am häufigsten genannt wurden. 90% der Befragten sind mit Datenschutzaspekten bei der Durchführung von Evaluationen befasst; weitere genannte Bereiche sind Forschung (45%), die Auswahl von Dienstleistungen/Software (37%) sowie Vertragsgestaltung und die Verarbeitung von Kundendaten (jeweils 34%).

Zwei wesentliche Erkenntnisse zu den Bedarfen lassen sich aus den Antworten der Befragungsteilnehmenden extrahieren:

• DSGVO-konforme Durchführung von Erhebungen

Hierzu gehören die Aufklärung zu Datenschutz und die Information in Form der Datenschutzerklärung an Befragungsteilnehmende oder bei Interviews. Auch der Umgang mit personenbezogenen Daten, die im Laufe des Erhebungsprozesses anfallen, z.B. Kontaktdaten, personenbezogene Daten im Freitext oder Fotos, ist ein zu klärendes Thema. Des Weiteren bestehen bei den Befragungsteilnehmenden Fragen zu Nutzungsbedingungen von Erhebungsergebnissen mit personenbezogenen Daten, sowie deren Anonymisierung, Pseudonymisierung, Archivierung und Vernichtung. Hier ist auch der Umgang mit Daten von Minderjährigen ein virulentes Thema. Gewünscht sind für die DSGVO-konforme Durchführung von Erhebungen praxisnahe Anleitungen oder Vorlagen.

• Information und Wissenstransfer zu den Grundprinzipien des Datenschutzes und des Datenschutzrechts im Hinblick auf Geschäftsbeziehungen

Hierzu gehören die Arbeitsbereiche der Auftragsdatenverarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen sowie Datenschutzfolgenabschätzungen. Auch die DSGVO-konforme Beauftragung von Externen und Anforderungen von Auftraggebern an Auftragnehmer (Datenschutzklauseln) sind praxisrelevante Fragestellungen.

Aus Sicht der Ad-hoc-Gruppe bemerkenswert waren auch die Antworten, die auf übergeordnete Aspekte der Datenschutzkultur und auf Erfahrungsaustausch abzielten. Zwischen Datenschutz als Verbotsnorm über wünschenswerte Sensibilisierung für Datenschutzthemen bis hin zu verschiedenen Ansichten zum Datenschutz in internationalen Evaluationsprojekten wurde deutlich, dass ausreichend Themen für einen gemeinsamen Erfahrungsaustausch vorhanden sind.

Eher weniger repräsentiert waren das Thema Datenschutz und Datensicherheit digitaler Arbeits- und Organisationsprozesse sowie datenschutzrelevante Aspekte bei der Anschaffung von Software oder webbasierten Diensten (Zoom, Teams usw.). Dabei spielen die Anforderungen an datenschutzfreundliche Voreinstellungen bei Softwaretools im Evaluationsalltag eine wichtige Rolle.

Leider wurden nur wenige Hinweise auf Quellen oder Best Practices genannt. Hier freut sich die Ad-hoc-Gruppe über Einsendungen von Ihnen auch unabhängig von der Befragung.

Was passiert nun mit den Ergebnissen?

Das Ziel ist, evaluationsrelevante Informationen zu sammeln, Mitglieder zu vernetzen und ihnen ggf. Gelegenheit zur Fortbildung zu geben. Die Ergebnisse werden in die Planung dieser Maßnahmen wesentlich miteinfließen.