"Empfehlungen für Auftraggebende"
Ad-hoc-Gruppe in der Gesellschaft für Evaluation
Über uns
Die Ad-hoc-Gruppe „Empfehlungen für Auftraggebende“ (EfA) hat sich im Rahmen der DeGEval-Jahrestagung 2024 gegründet. Initiiert wurde die Gruppe vom Sprecherteam des AK Umwelt (Christelle Nowack (DLR Projektträger), Dominik Jessing (ifeu Institut) und Reinhard Zweidler (ebp Schweiz)) und Maria Gutknecht-Gmeiner (Impulse). Inzwischen wirken auch Kathleen Toepel, Evelyn Funk, Kerstin Schwarz und Michaela Raab aktiv in der Steuerungsgruppe mit. Bislang bereitet dieses Team den Arbeitsplan vor, in dem auch Beteiligungsformate enthalten sind, um eine DeGEval-weite Beteiligung sicherzustellen. Unterstützt wird die ad hoc Gruppe DeGEval-seitig von Philipp Pohlenz (Vorstand) und der DeGEval-Geschäftsstelle.
Ziel
Übergeordnetes Ziel ist es, die aktuellen DeGEval-Empfehlungen für Auftraggebende zu überarbeiten und damit gute Ausschreibungen und gute Evaluationen mit einem möglichst geringen Aufwand zu unterstützen.
Wer an der Gruppe mitwirken möchte, kann sich gern bei Christelle Nowack melden (christelle.nowack
@dlr.de).
Es werden insbesondere Personen gesucht, die Erfahrung mit Ausschreibungen und Vergaben haben (Auftraggebende und Personen aus dem Evaluationsmanagement, aber auch Evaluierende, die Erfahrungen mit guten, aber auch schlechten Ausschreibungen gemacht haben).
Vorgehen
Die Ad-hoc-Gruppe möchte möglichst zügig, pragmatisch und praxisnah ein neues Dokument erarbeiten, das die DeGEval-Empfehlungen von 2007 auf der Homepage ersetzen soll.
Die Arbeit in der Ad-hoc-Gruppe soll interdisziplinär unter Beteiligung unterschiedlicher AK und Perspektiven (sowohl Auftraggebende als auch Auftragnehmende) erfolgen. Die Federführung liegt beim AK Umwelt (Ansprechpartnerin ist Christelle Nowack), Unterstützung erfolgt innerhalb des DeGEval-Vorstands durch Prof. Dr. Philipp Polenz.Eingeladen zur Mitarbeit sind alle, die Erfahrung mit Ausschreibungen und Vergaben von Evaluationsaufträgen haben. Für die Ad-hoc-Gruppe werden sowohl Auftraggebende und Personen aus dem Evaluationsmanagement gesucht als auch Evaluierende.
Als Grundlage für die Arbeit der Ad-hoc-Gruppe steht eine umfangreiche Dokumentation der Frühjahrstagung des AK Umwelt zur Verfügung, die sich mit dem Thema Ausschreibung von Evaluationen bereits intensiv befasst hat. Hierzu wurde auch ein Tagungsbericht in der Ausgabe 2/2024 der ZfEv veröffentlicht.
Als Start des Beteiligungsprozesses fand am 28.01.2025 nach einem Hinweis in der DeGEval-Mail 11/2024 eine virtuelle Infoveranstaltung mit 20 Interessierten statt, in der die Steuerungsgruppe den Sachstand und einen vorläufigen Arbeitsplan vorstellte. Die Veranstaltungsfolien können hier eingesehen werden.
Am 07.03.2025 und 04.04.2025 fanden unter Beteiligung weiterer interessierter Personen, die sich seit dem Aufruf in der Degeval-Mail 11/2024 zur Mitarbeit in der ad hoc Gruppe gemeldet haben, zwei interaktive Workshops statt. In diesen wurde eine Gliederung erarbeitet und der Prozess der Zusammenarbeit entwickelt.
Bei der DeGEval-Jahrestagung in Saarbrücken hat die Steuerungsgruppe eine Session organisiert, um Interessierte über den Prozess zu informieren und zur Mitarbeit einzuladen. Die Session mit dem Titel: Bericht und Workshop der ad hoc-Gruppe "Empfehlungen für Auftraggebende" fand am 18.09.2025 statt. Hier ist die Präsentation einsehbar.
Nachdem bislang Interessenbekundungen gesammelt und in der Steuerungsgruppe Aufgaben und Prozesse geklärt wurden, werden jetzt in kleineren Teams die Texte erarbeitet und redigiert. Der Zeitplan sieht vor, dass es zwischen Mai und Juni 2026 einen Kommentierungsprozess zum Textentwurf in der gesamten DeGEval-Mitgliedschaft geben wird. Der Hinweis dazu erfolgt über die DeGEval-Mail.
Begründung und Herleitung
Bei der Mitgliederversammlung 2024 wurde der Antrag des Arbeitskreises Umwelt angenommen, eine Ad-hoc-Gruppe einzurichten, um die DeGEval-Empfehlungen für Auftraggebende zu überarbeiten. Das bestehende Dokument wird aus mehreren Gründen nicht mehr als hinreichend angesehen. Die Empfehlungen
- datieren aus dem Jahr 2007 und müssen aktualisiert werden
- werden inhaltlich nicht mehr als ausreichend konkret und relevant angesehen (angedacht ist eine praxisnahe Schritt-für Schritt-Anleitung in ansprechendem Layout, mit Erfahrungswerten bzgl. des Zeitbedarfs der einzelnen Schritte, Checklisten, Vorlagen, Visualisierungen zu Zeitabläufen und weiterführenden Links)
- bedürfen inhaltlicher Ergänzungen zu neueren Entwicklungen wie Datenschutz, Barrierefreiheit, Nachhaltigkeit, Gender-Aspekten und Vergaberecht
Der Unterstützungsbedarf von Auftraggebenden bei Ausschreibung und Vergabe von Evaluationsaufträgen wird Arbeitskreis-übergreifend in der DeGEval gesehen und wurde durch das Votum der Mitglieder bei der Mitgliederversammlung 2024 in Potsdam klar bestätigt. Es ist nicht nur im Interesse von Auftraggebenden, sondern auch von Evaluierenden, dass Ausschreibungen und Vergaben möglichst klar und zielgerichtet erfolgen. Gute Ausschreibungen und gute Evaluationen mit einem möglichst geringen Aufwand sind letztlich für alle Seiten positiv.