"Empfehlungen für Auftraggebende"

Übergeordnetes Ziel ist es, die aktuellen DeGEval-Empfehlungen für Auftraggebende zu überarbeiten und damit gute Ausschreibungen und gute Evaluationen mit einem möglichst geringen Aufwand zu unterstützen. Im Einzelnen sollte eine praxisnahe Schritt-für Schritt-Anleitung in ansprechendem Layout erstellt werden, die Auftraggebende durch den gesamten Evaluationsprozess von der Planung über die Durchführung bis zur Nutzung führt. Das Dokument sollte ergänzt werden durch Checklisten, Vorlagen, Visualisierungen und weiterführenden Links (Anhang bzw. Informations-Pool).

Die Ad-hoc-Gruppe erarbeitet möglichst zügig, pragmatisch und praxisnah ein neues Dokument, das die DeGEval-Empfehlungen von 2007 auf der Homepage ersetzen soll und das Auftraggebende Schritt für Schritt durch den Prozess von Planung über die Durchführung bis zur Nutzung der Evaluation führt.

Die Arbeit in der Ad-hoc-Gruppe erfolgt interdisziplinär unter Beteiligung unterschiedlicher AK und Perspektiven (sowohl Auftraggebende als auch Auftragnehmende).

Als Grundlage für die Arbeit der Ad-hoc-Gruppe steht eine umfangreiche Dokumentation der Frühjahrstagung des AK Umwelt zur Verfügung, die sich mit dem Thema Ausschreibung von Evaluationen bereits intensiv befasst hat. Hierzu wurde auch ein Tagungsbericht in der Ausgabe 2/2024 der ZfEv veröffentlicht.

Als Start des Beteiligungsprozesses fand am 28.01.2025 nach einem Hinweis in der DeGEval-Mail 11/2024 eine virtuelle Infoveranstaltung mit 20 Interessierten statt, in der die Steuerungsgruppe den Sachstand und einen vorläufigen Arbeitsplan vorstellte. Die Veranstaltungsfolien können hier eingesehen werden.

Am 07.03.2025 und 04.04.2025 fanden unter Beteiligung weiterer interessierter Personen, die sich seit dem Aufruf in der DeGEval-Mail 11/2024 zur Mitarbeit in der Ad-hoc-Gruppe gemeldet haben, zwei interaktive Workshops statt. In diesen wurde eine Gliederung erarbeitet und der Prozess der Zusammenarbeit entwickelt.

Bei der DeGEval-Jahrestagung 2025 in Saarbrücken hat die Steuerungsgruppe eine Session organisiert, um Interessierte über den Prozess zu informieren und zur Mitarbeit einzuladen. Die Session mit dem Titel: Bericht und Workshop der ad hoc-Gruppe "Empfehlungen für Auftraggebende" fand am 18.09.2025 statt. Hier ist die Präsentation einsehbar. 

Nachdem Interessenbekundungen gesammelt und in der Steuerungsgruppe Aufgaben und Prozesse geklärt wurden, sind in kleineren Teams die Texte erarbeitet und redigiert worden. Am 7. Mai 2026 fand eine virtuelle, DeGEval-weite Diskussionsveranstaltung zum Textentwurf statt, bei der der Stand präsentiert und der Partizipationsprozess mit der Mitgliedschaft gestartet wird. Die Einführungsfolien zum Vorgehen und zum Stand der Arbeit sind hier verfügbar. Um strukturiertes Feedback zum Textentwurf zu erhalten, hat die ad hoc Gruppe eine Umfrage programmiert, mit der DeGEval-Mitglieder konkrete Textpassagen zwischen dem 7. Mai bis 7. Juni 2026 kommentieren konnten. Der Hinweis mit Link wurde über die DeGEval-Mail kommuniziert. Im Anschluss hat auch der DeGEval-Vorstand den Entwurf kommentiert. Auf dieser Basis wurde der Entwurf angepasst und finalisiert.

Der Entwurf wird der diesjährigen Mitgliederversammlung im November 2026 zur Verabschiedung vorgelegt.

Im Rahmen der Jahrestagung wird der Entwurf am 24. September in Session A 1 vorgestellt und wird über seine Anwendung und Verbreitung gesprochen. Zielgruppe der Session sind einerseits Auftraggebende, andererseits Mitwirkende an der ad hoc Gruppe, außerdem alle interessierten Personen, die das Produkt kennenlernen möchten. Nach einem Impuls von Christelle Nowack, die seitens der ad hoc Gruppe den Entwurf vorstellt, wird Markus Seyfried seitens des Arbeitskreises Verwaltung auf den Nutzen der Empfehlungen aus Sicht der Auftraggebenden eingehen. Die Diskussion behandelt die Frage, wie und über welche Kanäle das Dokument in den verschiedenen Politikfeldern verbreitet und sichtbar gemacht werden kann. Alle Personen, die sich zu der Session angemeldet haben, erhalten einige Tage vorher den Entwurf von der Geschäftsstelle zur vorherigen Kenntnis per E-Mail zugeschickt.

Das Mandat der ad hoc Gruppe endet mit der Vorlage des Textentwurfs an die Mitgliederversammlung.

Bei der Mitgliederversammlung 2024 wurde der Antrag des Arbeitskreises Umwelt angenommen, eine Ad-hoc-Gruppe einzurichten, um die DeGEval-Empfehlungen für Auftraggebende zu überarbeiten. Das bestehende Dokument wird aus mehreren Gründen nicht mehr als hinreichend angesehen. Die Empfehlungen

• datieren aus dem Jahr 2007 und müssen aktualisiert werden
• werden inhaltlich nicht mehr als ausreichend konkret und relevant angesehen (angedacht ist eine praxisnahe Schritt-für Schritt-Anleitung in ansprechendem Layout, mit Erfahrungswerten bzgl. des Zeitbedarfs der einzelnen Schritte, Checklisten, Vorlagen, Visualisierungen zu Zeitabläufen und weiterführenden Links)
• bedürfen inhaltlicher Ergänzungen zu neueren Entwicklungen wie Datenschutz, Barrierefreiheit, Nachhaltigkeit, Gender-Aspekten und Vergaberecht

Der Unterstützungsbedarf von Auftraggebenden bei Ausschreibung und Vergabe von Evaluationsaufträgen wird Arbeitskreis-übergreifend in der DeGEval gesehen und wurde durch das Votum der Mitglieder bei der Mitgliederversammlung 2024 in Potsdam klar bestätigt. Es ist nicht nur im Interesse von Auftraggebenden, sondern auch von Evaluierenden, dass Ausschreibungen und Vergaben möglichst klar und zielgerichtet erfolgen. Gute Ausschreibungen und gute Evaluationen mit einem möglichst geringen Aufwand sind letztlich für alle Seiten positiv.

Das anvisierte Ziel ist, das Dokument „Empfehlungen für Auftraggebende“ bereits im Jahr 2026 durch die Mitgliederversammlung zu verabschieden. Bei der Jahrestagung 2026 ist außerdem eine session geplant, um das Produkt vorzustellen und über seine Sichtbarmachung und weitere Formen der Unterstützung von Auftraggebenden zu sprechen.